Cuando realizas la gestión de un proyecto se pueden presentar situaciones únicas y complejas que ponen en riesgo los objetivos originales y, por ende, los resultados. Al igual que con el talón de Aquiles, estas situaciones pueden convertirse en la debilidad del gerente de proyectos.
Sin embargo, existen buenas prácticas y elementos claves que ayudan a estar preparado para cualquier tipo de situaciones.
¿De qué depende el éxito de un proyecto?
Aunque en la mayoría de los casos la responsabilidad y mérito del éxito del proyecto recae sobre el gerente, diversos autores se refieren al éxito como alcanzar de diversas formas la finalización “a tiempo, dentro del presupuesto, y según las especificaciones”.
Además, estas medidas de éxito a menudo son impugnadas, lo que dificulta determinar si existe alguna manera de medición que determine de manera absoluta el alcance de los resultados. (Sauer, Gemino y Reich, 2007).
Una complicación adicional es que, al igual que la calidad, el éxito es subjetivo y las percepciones varían según el punto de vista de los interesados y el paso del tiempo.
No es igual un proyecto cuando, en medio de su desarrollo, se encuentra atrasado y con problemas, que cuando el mismo proyecto ha terminado y ha entregado un producto útil y beneficioso para la organización y los interesados, a quienes pronto se les olvidarán los problemas que se presentaron.
A pesar de estos desafíos, definir de qué o de quienes depende el éxito del proyecto es fundamental para avanzar en la gestión de proyectos y ampliar la base de conocimientos de esta disciplina.
El gerente tiene un papel protagónico en la gestión de proyectos, pero no solo depende de éste el éxito y eficacia durante la ejecución.
La motivación y liderazgo del gerente son fundamentales para que el equipo de trabajo pueda alcanzar los resultados; esto facilita el éxito del proyecto a través de la comunicación y uso de un lenguaje común.
La clave está en que todas las partes involucradas reconozcan el éxito de una manera que sea significativa y cuantitativa para los demás, con la ayuda de un marco en el que se establezcan plazos, costos, objetivos, métricas, posibles riesgos, y lo más importante, los beneficios que generará el proyecto para la organización o personas cuyos intereses se encuentran más allá del ciclo de vida de aquel.
Elementos de los proyectos que culminan en éxito
Existen algunos elementos que permiten tener una gestión de proyectos efectiva, que alcance los objetivos de forma eficaz. Estos son algunos de los puntos fundamentales para lograr el éxito en cada uno de los casos:
Definir y comprender la necesidad del negocio para hacer el proyecto
La gran mayoría de proyectos se realiza bajo una justificación muy simple: para satisfacer las necesidades empresariales y de negocio. Obviamente habrá otros proyectos que sean lanzados por diferentes impulsadores como la inminente obsolescencia de una tecnología o un requerimiento regulatorio o ambiental, pero estos no son tan comunes como los primeros.
La organización tiene algún problema que necesita resolver o alguna meta que desea cumplir, por lo que se inicia un proyecto para cubrir esa situación en particular. Puede ser una nueva iniciativa, una extensión de las operaciones existentes, la adición de un nuevo producto o algo que necesita ser arreglado.
“Un beneficio es la mejora medible que resulta de un resultado que es percibido como una ventaja por una o más partes interesadas” (PRINCE2 ™, 2009).
La diferencia entre un proyecto y las tareas u operaciones continuas es la unicidad de los resultados del primero, contra la repetibilidad de las segundas.
Un proyecto ha tenido éxito cuando no solo ha cumplido con los entregables, bajo las condiciones esperadas, sino cuando la organización recibe su producto y obtiene los beneficios esperados al operarlo.
Si el nuevo producto genera ventas no es una preocupación específica del el equipo del proyecto cuyo objetivo era desarrollar un producto de la mejor forma y de la manera más eficiente posible; sin embargo, dado que esta expectativa de la organización tuvo que haber sido documentada como el objetivo o caso de negocio en los documentos de constitución del proyecto, es una situación que, aunque el gerente de proyectos no mida o presencie, la organización debe confirmar para establecer el verdadero éxito del proyecto.
La organización primero quiere ver resultados, tener el problema resuelto, para luego poder avanzar y ejecutar su estrategia. Es así como los beneficios del proyecto son cualquiera de los entregables técnicos, ya sea un beneficio tangible o intangible.
Identificar e involucrar a todos los interesados
Un proyecto tiene éxito cuando logra sus objetivos y cumple o supera las expectativas de las partes interesadas, conocidas como stakeholders. Pero, ¿quiénes son las partes interesadas? Las partes interesadas son personas, entes o grupos que cumplan con al menos una de las siguientes condiciones:
- Pueden afectar las actividades del proyecto.
- Pueden verse afectados por las actividades del proyecto.
- Pueden afectar los resultados del proyecto.
- Pueden verse afectados por los resultados del proyecto.
Por ejemplo, cuando gestionas un proyecto para agregar canales a una autopista, los automovilistas son partes interesadas que se ven afectadas positivamente. Sin embargo, afecta negativamente a los residentes que viven cerca de la carretera durante tu proyecto (construcción) y después del proyecto (ruido, contaminación).
Es así como las partes interesadas pueden hacer o deshacer el éxito de un proyecto. Incluso si se cumplen todos los entregables y se satisfacen los objetivos.
El no identificar a todos los interesados significa que habrá requerimientos y expectativas que no serán levantados para el proyecto y que pueden surgir más adelante, afectando costos, cronograma, incrementando riesgos y poniendo en peligro los objetivos del proyecto.
Definir una completa estructura de descomposición de trabajo (EDT)
Una estructura de descomposición del trabajo (EDT) es una deconstrucción visual, jerárquica y orientada a los productos que entrega un proyecto.
Es una herramienta indispensable para los gerentes de proyecto porque les permite identificar todo lo que el proyecto debe entregar, hasta un nivel de detalle tal que se garantiza que absolutamente nada se queda por fuera de la visibilidad del equipo, el cliente, el gerente del proyecto, el patrocinador y los demás interesados; eso es fundamental para lograr un proyecto exitoso.
De acuerdo a lo anterior, una EDT contiene todo lo que el proyecto debe producir, lo que la convierte en una herramienta de gestión de proyectos esencial para la planeación y posterior programación, ejecución y control.
La EDT contiene la descomposición de todo lo que proyecto debe producir y garantiza que nada se quede por fuera..
Definir claramente los estándares de calidad
Cuando el tiempo pase después de la entrega del producto, y éste esté operando en la organización ¿qué crees que será lo más importante para los clientes y usuarios? ¿Que se haya entregado a tiempo y en presupuesto, o que haga lo que se espera que haga?
Exacto. A todos se les olvidará en algún momento que el producto fue entregado tarde o que hubo sobre costos; sin embargo, si el producto no funciona adecuadamente o cumple las expectativas, siempre estará esto en la mente del cliente y usuario… negativamente.
La calidad con la que se entreguen el producto y se finalice el proyecto es un elemento fundamental para el éxito del proyecto. Delimitar los estándares de calidad permite que tanto el cliente como el equipo de trabajo conozcan las metas esperadas. Así, cada elemento contribuye a lograr los objetivos del proyecto.
Basado en las mejoras prácticas de cada industria, la gerencia de proyectos busca ejecutar un proyecto siguiendo los lineamientos de un presupuesto, cronograma y estándares de calidad determinados.
Plan del proyecto
Realizar una copia literal de las buenas prácticas indicadas en el PMBOK® Guide, sin aplicar una selección y adaptación a las características y necesidades de tu proyecto, puede llevar el plan del proyecto al fracaso. El estándar del PMI® no es una metodología que pueda usarse tal como se describe. Debe ser decantado, analizado, adaptado, no solo a cada organización, sino a cada tipo de proyecto.
Asimismo, cada tipo de proyecto que desarrolles para un mismo cliente puede variar respecto a la selección y adaptación de buenas prácticas. A pesar de que compartan elementos en común, cada proyecto es único y se gestiona de forma diferente, por lo cada proyecto requiere su propio plan.
Línea temporal
El plan para gestionar un proyecto debe estar establecido en una línea temporal dentro de un plazo establecido.
Ahí se indican cuáles son las expectativas de todos los involucrados y el tiempo estipulado para alcanzar esos objetivos.
Se basa en la claridad de las comunicaciones, en el conocimiento de las necesidades del proyecto y el alcance del equipo de trabajo.
Visión del presupuesto y los recursos disponibles
La gestión de presupuesto incluye todos los costos y recursos involucrados en la planificación, estimación y control del presupuesto, para que el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.
El control de estos elementos es el que permitirá la ejecución del proyecto de acuerdo al plan estipulado.
Plan de riesgos
Identificar los riesgos potenciales permite elaborar una estrategia que contemple diversos planes para cada situación. Una gestión de proyectos eficaz debe adelantarse y proponer una solución antes de que se presente la necesidad de utilizarla.
El plan de riesgos es uno de los elementos más importantes para lograr el éxito del proyecto. Todo proyecto conlleva riesgos que, de no gestionarse, se materializarán en el momento menos esperado y con las más altas consecuencias. El Plan de Riesgos provee un método para que los riesgos sean identificados adecuadamente, calificados y priorizados y se puedan establecer acciones que permitan hacerles frente y tener un proyecto mucho más tranquilo. 5
Plan de comunicación
La comunicación es un elemento vital de un proyecto bien gestionado. Hay tres grupos principales de personas con las que el gerente del proyecto necesita garantizar una comunicación clara y eficaz: las partes interesadas, el equipo del proyecto y, si los hay, los contratistas y proveedores.
El gerente de proyecto debe asegurarse de que todos tengan claro lo que debe lograr y también debe informar claramente sobre el progreso a los stakeholders. Hay muchas oportunidades para que las cosas salgan muy mal si no se establece y mantiene una comunicación eficaz.
Esta vulnerabilidad puede ser una debilidad dañina o el verdadero talón de Aquiles de tu gestión.
Conclusiones
A medida que madura la disciplina de la gestión de proyectos, es importante que el gerente de proyecto continúe desarrollándose y formalizándose periódicamente a través de los sistemas de certificación con respaldo internacional.
En Projectical nuestros cursos y certificaciones te ayudarán a adquirir las herramientas y habilidades para lograr el éxito en la gerencia de cualquier proyecto.