El cambio organizacional ocurre cuando una empresa decide cambiar su forma de trabajo en algún área, estructura, estrategias, cultura, políticas, tecnología o incluso sus valores fundamentales para mejorar el desempeño y el crecimiento empresarial.

Durante este proceso, muchos proyectos que se consideran exitosos a nivel de tiempos, presupuesto o calidad, pueden igualmente generar dificultades durante la adopción de las soluciones implementadas.

Existen momentos en los cuales el rechazo del equipo que debe acoger las soluciones genera una percepción de que “todo el proyecto desarrollado no ha valido la pena”, y esto se debe a la resistencia al cambio.

La resistencia al cambio no es más que una expresión del miedo ante la necesidad de hacer las cosas de manera diferente, pero sigue siendo uno de los elementos que más afecta la puesta en marcha de los productos desarrollados en los proyectos.

En este artículo te presentaremos la figura del gestor de cambio, cuáles características y cualidades debe tener y brindaremos las soluciones para evitar que los productos desarrollados en tus proyecto terminen en el abandono.

¿Qué es un gestor de cambio?

El cambio está presente en el día a día de todas las organizaciones. Nadie puede asumir un cambio si no lo tiene claro y si no identifica que realmente se está haciendo un esfuerzo por hacer algo diferente. 

Un gestor de cambio es un gerente que no sólo se encarga de planificar las acciones de cambio, sino que también se involucra en el proceso de formación y trabaja con el equipo para generar un proceso integral y transformador.

Esto significa que el gestor de cambio debe administrar y liderar una serie de factores como tiempos, proveedores, públicos externos, etc; pero a su vez, como líder debe ser un ejemplo para el equipo y vivir con pasión el proceso de cambio.

Viéndolo de manera simple, cambio significa transición, pasar de un estado a otro, así que para empezar a liderar una gestión de cambio debemos ser conscientes de aplicar estos primeros pasos:

• Identificar y comunicar qué cambio estás liderando.
• Cuantificar cuál es el resultado que esperas
• Identificar las cualidades de tu equipo que pueden ayudar a cumplir la meta de cambio.

Aunque el cambio sí está ligado a los miedos y emociones de un equipo de trabajo, debemos gestionarlo como una consecución de resultados. 

Un ejemplo de un cambio organizacional podría ser la salida en producción de un nuevo software de gestión empresarial (ERP) que modifica la manera de trabajar de muchas personas en la empresa, quienes venía desarrollando sus labores de otra manera, con otro software, hasta con formatos y/o pantallas diferentes. Al enfrentarnos a esta situación comprenderemos la importancia del reto de cambio que se avecina en la organización.

La resistencia al cambio puede afectar gravemente a tu organización, nombrar un gestor de cambios ayuda a minimizar esta afectación.

La responsabilidad principal del gestor de cambios será crear e implementar estrategias y planes de gestión de cambios que maximicen la adopción por parte del equipo de trabajo y minimicen la resistencia. 

Factores facilitadores del cambio

Un estudio realizado por IBM (Global Making Change Study), nos proporciona una serie de factores blandos y duros cuando hablamos de ser facilitadores del cambio en un proyecto u organización.

Los factores blandos son los asociados a competencias o habilidades emocionales de las personas, mientras que los factores duros están ligados a programas, herramientas o técnicas necesarias para desarrollar un proyecto.

De acuerdo al estudio, estos factores facilitadores del cambio proporcionan el siguiente porcentaje de relevancia y apoyo durante un reto de cambio:

Como vemos, los factores blandos generan un peso mayor durante la gestión de cambio, pero para ser gestores de cambio debemos implementar una combinación de los factores blandos y duros; ya que ambos son los que nos van a generar un ambiente propicio para el éxito.

¿Características de un gestor de cambio?

Esta son algunas de las habilidades y cualidades que debe tener un gestor de cambio:

• Una sólida comprensión de cómo las personas atraviesan un cambio y el proceso de cambio.
• Experiencia y conocimiento de los principios, metodologías y herramientas de gestión del cambio.
• Habilidades comunicativas, tanto escritas como verbales.
• Excelentes habilidades de escucha activa.
• Capacidad para establecer y mantener relaciones sólidas.
• Capacidad para influir en los demás y avanzar hacia una visión u objetivo común.
• Flexible y adaptable, con habilidades para trabajar en situaciones ambiguas.
• Resiliente y tenaz con propensión a perseverar.
• Visión de futuro con un enfoque holístico.
• Organizado con una inclinación natural para planificar estrategias y tácticas.
• Habilidades de resolución de problemas e identificación de la causa raíz.
• Capaz de trabajar eficazmente en todos los niveles de una organización.
• Agudeza para los negocios y comprensión de los problemas y desafíos de la organización.
• Familiaridad con los enfoques, las herramientas y las fases de la gestión de proyectos.
• Experiencia con esfuerzos de cambio organizacional a gran escala.
• Habilidades de persuasión sobre las personas que más se resisten al cambio.
• Capacitación en gestión de cambios.

El gestor de cambio debe tener la capacidad de movilizar hacia el cambio a un gran número de impactados al mismo tiempo, pero reconociendo y clasificando los niveles de incertidumbre o rechazo que se pueden presentar tanto en grupos como en individuos. 

Basado en la pirámide de necesidades de Maslow, en la cual se jerarquizan las necesidades del ser humano, estas son las características que debe abordar un gestor de cambio durante la planificación de un proyecto,para realizar un diagnóstico, considerando cómo los seres humanos reaccionamos ante el cambio.

Factores económicos

El gestor de cambio debe reconocer cuáles factores económicos van a impactar en los stakeholders, identificando las áreas de la estructura en las que van a incidir el cambio, sedes o sucursales, número de empleados, turnos, etc.

Algunos de estos factores pueden ser cambios en los salarios, horarios de trabajo, beneficios, bonificaciones, transporte, alimentación, y todo lo relacionado con la economía de los involucrados; inclusive, si habrá despidos entre los afectados por el cambio

Seguridad

El líder de cambio también debe identificar qué factores de seguridad van a cambiar con la implementación del proyecto. Algunos ejemplos son pérdida de poder o posición, el reto de salir de la zona de confort, y cualquier otro elemento que pueda poner en riesgo el nivel de seguridad del equipo.

Hábitos

Entender los hábitos que se modificarán es fundamental. Algunos de estos pueden involucrar aprendizaje de una nueva tecnología, utilización de nuevas herramientas, trabajar con nuevos compañeros de trabajo, etc.

Miedos

Los miedos son la suma de la resistencia al cambio en los factores económicos de seguridad e incluso en los hábitos. Esto puede generar temores incluso a niveles personales, como miedo a no poder compartir tiempo libre con la familia, pérdida del trabajo o incluso miedo a lo desconocido.

Pensamiento Selectivo de Información

Al comunicar un proyecto, aunque sepamos expresarnos de manera clara, el mensaje que comunicamos está sujeto a un proceso de interpretación por cada uno de nuestros oyentes, quienes procesarán la información y generarán un nuevo conocimiento.

Para evitar malentendidos, el gestor de cambio debe comunicar de manera clara y precisa toda la información, y suministrar todos los detalles de interés para los receptores del mensaje, ya que, si no se cumple con esta característica, se somete el mensaje a dudas o malas interpretaciones, que terminarán generando rumores o brechas de información.

Un gestor del cambio debe tener la capacidad de realizar este diagnóstico cada vez que vaya a desarrollar un proyecto o proceso de cambio y puede ir recopilando información tanto en foros o reuniones formales, como también en espacios informales:  camino a un viaje de negocios o durante un desayuno.

Beneficios de ser un gestor de cambio

La gestión del cambio permite una transición fluida de lo antiguo a lo nuevo y te brinda una plantilla a seguir para ayudar a tu personal y a tu organización a adaptarse al cambio.

El cambio ofrece los mejores resultados cuando se planifica y gestiona meticulosamente. Los beneficios de la gestión de cambios te permiten:

• Identificar y evaluar la necesidad y el impacto del cambio.
• Alinear los recursos dentro de la empresa para respaldar el cambio.
• Gestionar los diversos presupuestos del cambio.
• Reducir el tiempo necesario para implementar el cambio.
• Apoyar al personal y ayudarlo a comprender el proceso de cambio.
• Planificar y ejecutar una estrategia de comunicación eficaz.
• Minimizar la resistencia al cambio.
• Mantener o incluso aumentar la productividad, la moral y la eficiencia.
• Reducir el estrés y la ansiedad asociados con el cambio.
• Neutralizar los aspectos disruptivos y los riesgos asociados con el cambio.
• Responder a los desafíos de manera más eficiente.
• Minimizar la posibilidad de que el cambio falle.

¿Cómo convertirse en un gestor de cambio en la empresa?

El gestor de cambio generalmente debe tener una amplia experiencia en gestión de proyectos y una licenciatura o máster en un campo relevante para la organización. Los candidatos con una extensa experiencia gerencial también pueden considerar una transición a un puesto de gestión de cambio.

También hay que considerar la posibilidad de realizar una certificación de Project Management y en Gestor del Cambio.

Conclusión

La resistencia al cambio es uno de los elementos que más afecta la puesta en marcha de los productos de los proyectos en las organizaciones. No es más que una expresión del miedo a hacer las cosas diferentes.

Gestionar el cambio es importante para la mayoría de los proyectos porque el producto final puede ser rechazado, olvidado o desplazado, si quienes lo van a usar no han tenido la oportunidad de conocerlo ni saber de sus beneficios.

El gestor de cambio debe contar con las habilidades para identificar las características del cambio, cómo impactan en la organización y cómo reaccionarán todas las áreas involucradas. 

Los procesos de cambio son vivos, se transforman en el tiempo, y la opinión de los aliados puede ir mutando. Por eso las organizaciones más que un líder del cambio, necesitan un gestor que sea un ejemplo y se involucre dentro del proceso.

En Projectical ofrecemos un amplio catálogo de capacitaciones en el que se encuentra el curso ¨Cómo ser un Gestor del Cambio¨.

En este curso aprenderás sobre el cambio en los seres humanos y cómo funciona, identificarás las resistencias, miedos; cómo entenderlos y aprender a cómo controlarlos. Serás capaz de reconocer las habilidades para hacer un gestor de cambio y definir un plan para manejar la resistencia al cambio en un proyecto.