Scrum es uno de los marcos de trabajo ágiles diseñados para guiar a los equipos en la entrega iterativa e incremental de un producto.
A menudo denominado como “un marco de gestión de proyectos ágil”, se centra en el uso de un proceso empírico que permite a los equipos responder rápida, eficiente y eficazmente al cambio.
Los métodos tradicionales de gestión de proyectos fijan requisitos en un esfuerzo por controlar el tiempo y el costo. Por otro lado, Scrum fija el tiempo y el costo en un esfuerzo por controlar los requisitos, y así entregar el mayor valor de negocio al cliente.
Si te interesa conocer más de este marco de trabajo, este documento proporciona una descripción general de Scrum, su uso en la gestión de proyectos y cómo puedes tú beneficiarte al usar este marco de trabajo en tus proyectos.
¿Qué es Scrum?
Scrum es simplemente uno de los muchos enfoques ágiles para el desarrollo de productos. Existe una idea errónea de que Agile es Scrum. Si bien Scrum es ágil, no es el único método para implementar principios ágiles.
Otros métodos incluyen Extreme Programming (XP), Crystal, Feature Driven Development, DSDM Atern, etc. Todos estos métodos se adhieren al Manifiesto Ágil y sus principios asociados.
En pocas palabras, Scrum es un marco ágil de entrega de productos iterativa e incremental que utiliza comentarios frecuentes y toma de decisiones de manera descentralizada y colaborativa.
Historia
Scrum nace en un artículo de 1986 escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka para Harvard Business Review titulado “El nuevo juego de desarrollo de nuevos productos“.
En este artículo, los autores utilizaron el deporte del rugby como metáfora para describir los beneficios de los equipos auto-organizados en el desarrollo y la entrega de productos innovadores.
Jeff Sutherland, Ken Schwaber y Mike Beedle tomaron las ideas de este artículo, incluida la metáfora, y las aplicaron a su campo de desarrollo de software. Llamaron a su nuevo método Scrum, haciendo referencia al término de rugby que describe cómo los equipos forman un círculo y van por la pelota para volver a ponerla en juego.
¿Para qué sirve Scrum y cómo funciona este marco de trabajo?
Scrum simplemente proporciona una estructura para la entrega, pero no prescribe cómo hacer prácticas específicas, dejando que el equipo lo determine, siendo esto lo que lo separa de ser una metodología.
Dentro del marco de trabajo Scrum, el proyecto comienza con una visión clara proporcionada por el negocio, organización o cliente y un conjunto de características del producto en orden de importancia según lo más relevante para el negocio del cliente, no según un orden de desarrollo.
En Scrum solo se mantiene la documentación mínima y necesaria para mantener el proyecto activo, sino que su adaptabilidad se enfoca en las necesidades del cliente.
Un cuadro de tiempo comúnmente conocido como iteración o sprint, es la cantidad de tiempo establecida que el equipo tiene para completar las acciones determinadas según la prioridad del cliente, y los entregables deben estar orientados a sumar valor de negocio.
Los sprints son generalmente de una a cuatro semanas de duración, y esa duración se mantiene durante toda la vida del proyecto para establecer un ritmo de avance; sin embargo, nuestra experiencia ha mostrado que el tiempo óptimo de duración de un sprint es de dos semanas
El equipo selecciona elementos del backlog del producto que cree que se pueden completar en el sprint y crea un backlog del sprint que consta de las funciones y tareas que se definen como parte de la reunión de planificación del sprint.
Una vez que el equipo se ha comprometido con una asignación en el sprint, comienza la ejecución de la tarea. Durante este tiempo en el sprint, el equipo está protegido de interrupciones y se le permite concentrarse en alcanzar el objetivo del sprint.
No se permiten cambios en el backlog del Sprint; sin embargo, la acumulación de productos o entregables se puede cambiar en vísperas del próximo sprint.
Durante el sprint, el equipo se comunica diariamente entre sí en forma de una reunión de 15 minutos conocida como daily scrum. El equipo forma un círculo y cada miembro declara lo que hicieron ayer, lo que planean hacer hoy y lo que se interpone en su camino.
Al final del sprint, el equipo demuestra el trabajo que han completado a las partes interesadas y recopila comentarios que afectarán en qué trabajarán en el próximo sprint.
Scrum se enfoca en las personas, debido a que son las personas quienes logran los objetivos.
También realizan una reunión o ceremonia llamada retrospectiva para aprender a mejorar. Esta reunión es fundamental, ya que se centra en los tres pilares de Scrum: transparencia, inspección y adaptación.
Funciones y responsabilidades
Solo hay tres roles en Scrum: ScrumMaster, Product Owner y Scrum Team. Usualmente cada uno de estos roles debe asumir una capacitación específica para su trabajo y, preferiblemente, obtener una certificación a través de un examen:
El Scrum Master es el guardián del proceso, el defensor y protector del equipo. Elimina obstáculos, facilita la comunicación, media discusiones dentro del equipo y negocia con las entidades externas, además de que es quien vela porque las prácticas del marco de trabajo se cumplan.
El Product Owner representa la voz del cliente y tiene la autoridad para tomar decisiones sobre el producto. Esta persona es propietaria de la cartera de pedidos del producto y es responsable de comunicar la visión al equipo y de definir y priorizar los elementos de la cartera de pedidos.
Este es, tal vez, el rol más importante pero, a su vez, uno de los más difíciles de suplir por varias razones: es un rol que debe ser asumido por el cliente; es un rol que debe ejercer una persona de alto estatus y conocimiento en la organización y por quien tiene la facultad de tomar decisiones finales con mínimas consultas a otras personas del cliente; es un rol que se requiere de tiempo completo para el proyecto.
El Product Owner trabaja con el equipo a diario para responder preguntas y proporcionar orientación sobre el producto.
El Scrum Team está formado por individuos que son solidariamente responsables de la entrega del producto. Son dueños de las estimaciones, hacen compromisos de tareas e informan el estado diario entre sí en el scrum daily. Dentro del equipo se valora el que los miembros tengan la certificación como Scrum Developer.
Un equipo de Scrum es de 7 +/- 2 personas, por lo que un proyecto de 50 personas estará formado por 6-10 Scrum Teams.
El Scrum Team se autoorganiza, lo que significa que la estructura aparece sin la intervención explícita del gerente de proyectos. En otras palabras, el equipo es dueño de cómo elige crear las características del producto.
Es importante aclarar que Scrum es una capa de gestión y organización del proyecto y su trabajo, pero no es un conjunto de prácticas para desarrollo del producto, por lo que las prácticas de desarrollo deben ser adecuadas y
Implementación del Scrum
Scrum se implementa siguiendo una serie de reuniones o “ceremonias” como son llamadas en el marco de trabajo, requeridas que incluyen la reunión de planificación del sprint, el scrum daily, la revisión del sprint y la retrospectiva del sprint.
La reunión de planificación de sprints se lleva a cabo el primer día de cada sprint. El ScrumMaster, el Product Owner y el Scrum Team están presentes.
El Product Owner presenta el conjunto de características que le gustaría ver completadas en el sprint (el “qué”) y luego el equipo determina las tareas necesarias para implementar estas características (el “cómo”).
Las estimaciones de trabajo se revisan para ver si el equipo tiene tiempo para completar todas las funciones solicitadas en el sprint. Si es así, el equipo se compromete con el sprint. De lo contrario, las características de menor prioridad vuelven a la cartera de productos, hasta que la carga de trabajo del sprint sea lo suficientemente pequeña como para obtener el compromiso del equipo.
La falta de motivación y una endeble construcción del equipo son las principales dificultades que enfrenta un proyecto desarrollado bajo este marco de trabajo.
Seguimiento del progreso
Una vez que se completa la reunión de planificación del sprint y el equipo se ha comprometido, el equipo comienza a realizar un seguimiento de su progreso a través de tableros de tareas.
El equipo utiliza el tablero de tareas para realizar un seguimiento del progreso de las acciones. Las columnas mínimas que se utilizan son: Pendiente, En Proceso y Hecho. Los equipos tendrán su reunión diaria (daily scrum) en el tablero de tareas y moverán elementos en todos los ámbitos cuando indiquen lo que hicieron ayer, lo que planean hacer hoy y los obstáculos con los que están lidiando.
Revisión de Sprint
Al final del sprint, el equipo invita a las partes interesadas a una reunión de revisión del sprint en la que se muestran las funciones que se completaron en el sprint y se solicitan comentarios. El Product Owner realiza un seguimiento de los comentarios y los incorpora según sea necesario en la cartera de pedidos del producto.
Una vez que se completa la revisión, el equipo realiza una retrospectiva para determinar qué hicieron bien y qué desean seguir haciendo, con qué lucharon y qué recomendaciones tienen para el cambio en el futuro.
Se crea un plan de acción y estos elementos se implementan en el transcurso del siguiente sprint y se revisan para determinar su eficacia en la siguiente retrospectiva del sprint.
Ejemplos prácticos de Scrum
Producir un e-Book usando Scrum
Aunque la mayoría de los ejemplos encontrados en Internet están relacionados con el desarrollo de software, Scrum sirve para gestionar cualquier proyecto que requiera adaptabilidad, inclusive en la gestión de proyectos altamente creativos y por ende subjetivos.
Al producir un e-Book o libro electrónico, la cartera de productos consta de los capítulos que queremos escribir, en orden de prioridad según las consultas de los usuarios en los motores de búsqueda.
Realizamos una reunión de planificación de lanzamientos y trasladamos los elementos del trabajo pendiente a los sprints. Al comienzo de cada sprint, realizamos una llamada para hablar sobre los capítulos que escribiríamos, establecemos metas, expectativas y compromisos.
A medida que completemos los capítulos del sprint, intercambiamos perspectivas para obtener comentarios y luego incorporamos esos comentarios en la copia final del eBook.
El ScrumMaster sería el jefe de edición o Content Manager, mientras que el Scrum Team es el rol ocupado por el equipo de redactores, y el Product Owner, el cliente o representante de la organización que requiere el libro electrónico.
Y no solo usamos Scrum para escribir libros. Empresas como Amazon, Google y Mozilla impulsan el marco de trabajo Scrum en proyectos de gestión de productos, ventas, marketing, finanzas y soporte al cliente.
Apple adoptó Scrum desde sus inicios y hasta la actualidad continúa aplicándolo, ya que les permite gestionar procesos de mejora en tiempos cortos.
Aspectos que aplica Apple con relación a Scrum:
- División en pequeños equipos de trabajo: En Apple siempre son dos ingenieros quienes se encuentran dedicados a trabajar en el código de Safari para iPhone.
- Reuniones presenciales y cortas para la coordinación de tareas.
- Trabajan en lapsos de tiempo cortos e iterativos.
Conclusiones
Scrum es un marco de gestión de proyectos ágil que ayuda a los equipos a entregar productos valiosos de forma iterativa e incremental, mientras inspecciona y adapta continuamente el proceso.
La regla general ágil es que si el entregable agrega valor y el cliente está dispuesto a pagar por él, entonces el producto debe crearse. Los entregables creados porque “siempre hemos hecho esto” son elementos que deben considerarse para su eliminación.
Los documentos necesarios por necesidades de auditorías, contabilidad, etc.; aún deben crearse, pero a menudo pueden simplificarse.
Scrum exige un alto nivel de compromiso, pues debido a que depende de la auto-organización, el cambio de mentalidad organizacional y de cada individuo es fundamental, y muchas veces es desde la alta dirección desde donde se evita el cambio.
Ante este escenario, los gerentes de proyecto pueden implementar Scrum y seguir de acuerdo al PMBOK® Guide, sin generar un conflicto de intereses, ya que ambos abordan los ciclos de planificar, ejecutar y verificar, para la gestión de proyectos eficaz.
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