La gestión de los stakeholders es uno de los puntos más importantes en la gestión de proyectos. Ya que el manejo de todas las partes interesadas, tanto internas como externas, es lo que permite llevar a cabo la planeación, ejecución y presentación de los resultados esperados.
Debido a esta relevancia, el gerente de proyectos debe realizar una correcta gestión de todos aquellos que tienen una actividad relacionada con el proyecto, o cuyo interés puede afectar las actividades o resultados del mismo. Por ello, una buena gestión de stakeholders permitirá desarrollar una relación óptima entre todas las partes, creando herramientas de información y comunicación de manera oportuna.
¿Qué son los stakeholders?
Los stakeholders son todas las personas, grupos o entidades que tienen un interés, participación o relación directa con el proyecto. Para identificarlos deben cumplir al menos una de estas cuatro condiciones:
- Pueden afectar las actividades del proyecto.
- Pueden verse afectados por las actividades del proyecto.
- Pueden afectar los entregables o resultados del proyecto.
- Pueden verse afectados por los entregables o resultados del proyecto.
El éxito del proyecto dependerá, en gran medida, de la buena gestión de stakeholders. Ya que, si ellos pueden beneficiarse del proyecto, lo apoyarán, pero si el proyecto puede perjudicar sus intereses, buscarán frenarlo y afectar su gestión.
Tipos de stakeholders
Al iniciar un proyecto, uno de los primeros pasos es identificar a los stakeholders. En general, se dividen en dos grupos: los internos y los externos a la organización del proyecto.
Es común, y a su vez un error, considerar sólo a las partes interesadas externas, sin tomar en cuenta los stakeholders internos, de quienes depende la ejecución y producción de cada uno de los entregables del proyecto.
Stakeholders internos
Los stakeholders internos pueden ser cualquier persona dentro de la organización del proyecto y que forma parte del equipo de trabajo.
Pueden ser los jefes de marketing, el área de RRHH, colaboradores, empleados, sindicatos, etc. Todos tienen un interés en el proyecto, producen entregables y pueden afectarlo, directamente o por influencia.
Stakeholders externos
Los stakeholders externos son las personas u organizaciones que no forman parte de la organización del proyecto, pero tienen interés en él.
Quizás sean los grupos de partes interesadas más fácilmente reconocidos: usuarios, socios externos, gobierno, autoridades regulatorias, etc. Como lo aclaramos al principio, cualquier persona o entidad que no participa en el proyecto, pero puede afectar o verse afectado por el mismo.
La prensa y los medios de comunicación son stakeholders externos que puede influir en gran medida en la percepción del proyecto, e incluso en su éxito.
Identificar y clasificar los Stakeholders
Aunque al inicio del proyecto no tengamos todavía el proceso de gestión de stakeholders, este se debe realizar en cada una de las fases de gestión. Para ello existen diversas matrices con el fin de clasificarlos, y sobre esa clasificación determinar cómo llevar a cabo la gestión con cada uno de ellos.
El primer paso es identificar a los stakeholders, ya que no podemos gestionarlos si no sabemos quiénes son.
Al llevar a cabo este paso debemos involucrar al equipo, recopilar datos y recibir asesoría de personas con un juicio experto. A continuación, definimos el nivel de poder e interés que tiene cada stakeholder de manera individual para influir en el proyecto.
Con estas matrices iremos ubicando a todas las entidades según su nivel de interés, poder y actitud (positiva o negativa).
Identificar a los stakeholders no es un arte preciso u objetivo, la evaluación solo puede basarse en la información recopilada y la opinión de expertos.
La matriz de análisis de los stakeholders ofrece una forma de agrupar las partes interesadas para que podamos comprenderlas mejor antes de iniciar la gestión.
El análisis de los stakeholders ayudará al equipo a comprender con quienes deben comunicarse y cómo, durante cada una de las fases de la gestión.
Gestión de los Stakeholders
La gestión de stakeholders es la base de toda la gestión del proyecto, y se alimenta de la gestión de comunicaciones para poder desarrollar un proyecto de manera eficaz.
El gerente de proyectos tiene la responsabilidad de gestionar las relaciones para inspirar y motivar a los stakeholders a que participen de forma activa. Y una de las mejores estrategias para lograr este compromiso es asegurándote de que tus stakeholders sepan que forman parte de algo más grande.
La gestión de los stakeholders internos puede resultar la más compleja, porque ellos están más relacionados con la ejecución y desarrollo de los entregables del proyecto, y a su vez con los desafíos y problemas.
Si queremos evitar sorpresas y desarrollar un proyecto de manera eficaz y eficiente, debemos asegurar que se establezca durante la gestión los canales de comunicación, participación y consulta adecuados para cada proyecto.
Lo importante es lograr que los stakeholders internos se involucren al nivel esperado y lo antes posible en cada fase del proyecto.
Sin duda la gestión de stakeholders amerita un control y descomposición de procesos, pero la comunicación debe ocurrir con la mayor libertad posible, y las decisiones tomadas deben informarse de manera clara y precisa.
En lugar de obviar u omitir stakeholders, que de manera errónea presentimos no tendrán una participación activa o no pueden afectar al proyecto, debemos identificarlos y realizar una gestión adecuada para ellos, que busque comprender las necesidades de los involucrados, y otorgar un orden lógico para dar respuesta y brindar soluciones.
Los gerentes de proyectos probablemente siempre serán juzgados por si entregaron el proyecto a tiempo, cumplieron el presupuesto o escucharon con inmediatez a todos los stakeholders, por lo que una buena clasificación, combinado con un plan de comunicación, garantizarán la gestión efectiva de todas las partes.
Conclusiones
Los stakeholders son todos aquellos, individuos y organizaciones, que tienen un interés, afectan o se ven afectados por el proyecto. Estos definen el alcance, establecen restricciones, delimitan riesgos y pueden determinar la culminación o cancelación de un proyecto
Para garantizar la gestión de stakeholders es primordial identificar quiénes son y cuál es su nivel de interés, actitud, influencia y poder. Esto permitirá tener una comunicación asertiva que facilitará cada una de las actividades del proyecto.
Al inicio de cada fase del proyecto se deben identificar y definir a los stakeholders. De esta forma se puede saber quiénes son las personas y organizaciones involucradas. También se debe determinar su nivel de influencia y cómo afectan al proyecto.
Esto se puede realizar partiendo de la información histórica de otros proyectos. El gerente de proyectos debe estudiar a conciencia estos datos para poder determinar la mejor estrategia de gestión para los stakeholders.
Mientras mejor sea la definición y clasificación de los involucrados, mayor será el alcance y resultados del proyecto.
En Projectical estamos comprometidos con brindarte los mejores sistemas de aprendizaje para que desarrolles una correcta gestión de stakeholders y te conviertas en un gerente de proyectos exitoso.